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Niemand sammelt heute noch Kundeninformationen auf Schreibpaper. Und handschriftlich ausgefüllte Formulare zur Protokollierung von Qualitätsprüfungen oder Produktionsabläufen sind ebenfalls schon längst in der Mottenkiste verschwunden – die Sauklaue konnte schon damals eh keiner lesen! Software ist heute in Form von allen möglichen Computerprogrammen nicht mehr aus unseren Unternehmen wegzudenken. Das gilt nicht nur für Berliner Hipster-Startups vom Prenzlauer Berg, sondern auch für den ländlichen Betrieb in der Uckermark, der z.B. seine hausgemachte Leberwurst online verkauft.
Um die Lebewesen, die Software entwickeln, ranken sich bekanntlich allerhand Mythen und wenn das eigene digitale Problem etwas mit Software zu tun hat, stellt sich schnell die Frage, ob man so einen pizzafressenden Organismus oder ein autistisches Wunderkind à la Sheldon Cooper zur Hilfe ziehen sollte, um seine eigene individuelle Software entwickeln zu lassen.
Deshalb versuchen wir Ihnen hier einen Überblick über die wichtigsten Fragen, Faktoren und Überlegungen zu geben, die bei der Entscheidung Software entwickeln oder entwickeln zu lassen, helfen:
Digitalisierung oder Künstliche Intelligenz hin oder her: Software entwickeln ist kein Hexenwerk und besteht aus immer wieder kehrenden Bestandteilen:
Gähnend langweilig! Das haben sich auch hunderte andere Unternehmen gedacht. Deshalb gibt es dafür auch Standardsoftware. Allen voran Excel, Access, Power BI und Co. und die haben es faustdick hinter den Ohren. Alles was Sie theoretisch in Form von Zahlen und Buchstaben beschreiben können, lässt sich auch damit digital erfassen und hübsch aufbereiten:
Worin liegt jetzt der große Geniestreich? Es handelt sich um Standardsoftware, die sehr, sehr, sehr generische Grundfunktionen abdeckt, die immer wieder in Softwareprodukten auftauchen und das beste: Man kann die Programme wie Kinder-Knete nach seinen eigenen Wünschen formen. Die Werkzeuge geben zwar vor, wie bestimmte Probleme gelöst werden, aber nicht welche Probleme. Mit den Excel-Zellen müssen Sie sich schon anfreunden, wie mit dem Kästchenpapier im Matheunterricht: Aber ob Sie nun Kontodaten oder Dinosaurier verwalten, ist der Software schnurzpiepegal.
Einen Haken haben Excel und Co. dann doch! Wenn viele unterschiedliche Informationen, die aufeinander verweisen, zusammenkommen, kann es schnell unübersichtlich werden. Beispiel: Wenn Sie Bestellungen verwalten, werden Sie unterschiedliche Tabellen mit Produkten, Kundenkontakten und Lieferanten pflegen. Da sollte schon etwas Ordnung in der Bude sein. Schließlich wollen Sie nicht alles doppelt und dreifach eingeben. Auf der anderen Seite sollte aber auch sichergestellt werden, dass referenzierende Informationen, wie Kunden-, Konto- oder Liefernummer, nicht frei nach Schnauze irgendwo hinterlegt werden, sondern auch wirklich auf den richtigen Datensatz verweisen.
Bei dieser Aufgabe helfen leicht kostenlose Datenbanken, wie der SQL Server Express, den Sie auch für mehrere Nutzer bereitstellen können oder Microsoft Access für den Desktop (die stirbt jedoch langsam aber sicher aus). Selbst wenn Sie erst später für Ihre Firma Software entwickeln lassen wollen, haben Datenbanken noch einige weitere Vorteile:
Excel können Sie natürlich weiterhin als Backend nutzen. Bei wenigen Tabellen können Sie natürlich auch die Excel-Tabellen untereinander referenzieren. Die Modellierung solcher Datenbanken gehört aber eindeutig in die Hand von Leuten, die sich damit zumindest ein bisschen auskennen! Das kann z.B. ein Werkstudent sein. Um ein späteres Datenchaos zu vermeiden, ist es aber immer noch am besten für den Start einen Experten zu fragen. In wenigen Arbeitstagen können Sie so eine Software-Lösung entwickeln lassen, ohne tief in den Geldbeutel zu greifen, die Sie selber ausbauen können. Die Kosten liegen in der Regel bei unter 5.000 Euro und ersparen Ihnen jede Menge Kopfschmerzen durch stundenlanges Rumprobieren – großes Indianerehrenwort!
Wenn man mit Excel und einer Datenbank im Nacken also alles machen kann, warum wird dann überhaupt noch andere Software entwickelt? Das ist wie mit einem Haus. Theoretisch weiß man, was alles dazugehört. Stein auf Stein alles selber bauen ist aber eher was für echte Hornbach-Fans. Insbesondere bei Standardaufgaben sind Informations-Inputs und -Outputs bekannt – ich hoffe, Sie erinnern sich noch. Entsprechend nehmen es viele Zeitgenossen dankend an, wenn Sie nicht mehr selber alles mit Formeln, Tabellen und Arbeitsblättern zusammenbasteln oder Ihre Software entwickeln lassen müssen. Standardsoftware nimmt Ihnen bei Standardproblemen einen Sack voll lästiger Aufgaben ab:
Nicht nur fürs liebe Geld, also z.B. der Buchhaltung, gibt es Software to go. Im Laufe der Zeit haben IT-Firmen alles Mögliche an Software entwickeln lassen, damit ihre Kunden keinen Finger mehr krumm machen müssen:
Für alles gibt es Standard-Software. Das klingt doch super. Wozu sollte man da noch individuelle Software entwickeln lassen? Fragen Sie doch mal in Ihrem Media Markt nach einem ERP- oder MES-System. Das Angebot wird überschaubar ausfallen. Mal abgesehen von Excel ist Unternehmens-Software sehr komplex und vielseitig. Entsprechend schwierig kann die Suche sein und die ersten Kosten für Beratung und Konzeption werden anfallen. Mit dem Kauf ist es aber nicht getan: Einfach CD reinlegen und fertig? Fehlanzeige! Für den Betrieb vieler Lösungen, wie Beispielsweise SAP-ERP-Systeme, sind allerhand Teilkomponenten notwendig. Dazu gehören z.B.:
Diese können Ihre Admins ganz schön auf Trab halten. Neben dem erhöhten Kaffeekonsum durch lange Installations-Marathons kommen noch Schulungen dazu, da die meisten Anwendungen auch ihren eigenen Fachsprache-Jargon, Funktionen und Module mitbringen, die nicht immer intuitiv sind.
Braucht man gleich mehrere Software-Lösungen, entwickelt sich schnell ein großes Chaos. Nicht ohne Grund verzichten viele Unternehmen deshalb auf Standard-Lösungen und verfolgen das Ziel, ihre individuelle Software entwickeln zu lassen. Denn Individualsoftware bringt sehr viele Vorteile mit sich, die Standardsoftware nicht ohne weiteres hat:
Super! Tina? Hattest du nicht mal was mit Informatik studiert? Du suchst doch immer nach Herausforderungen. Besser nicht! Ähnlich wie bei der Einführung von Standardsoftware, muss auch die individuelle Softwareentwicklung von der Planung und Programmierung bis zum Betrieb professionell organisiert werden. Mal beim Umzug helfen oder den Rasen mähen: das kann auch der freundliche Junge von nebenan. Aber gleich die eigenen Haare schneiden: da sucht man doch lieber einen Friseur, der das auch gelernt hat! Unabhängig, ob Sie Software nun entwickeln lassen oder alles selber programmieren: Das richtige Vorgehensmodell und ein professionelles Team haben einen entscheidenden Einfluss auf Ihren Erfolg.
Herzlichen Glückwunsch! Anstatt der gebetsmühlenartigen Routine aus Google-Suche und dem verzweifelten Klicken auf phantasielosen Anzeigen zu verfallen, machen Sie es sich einfach. Sie suchen einfach nach jemanden, der professionell Software entwickelt und erzählen Ihrem neuen Lieblingsdienstleister Ihre digitale Vision. Sie sind schon fast dickste Freunde, solange bis die unromantische Frage nach dem Preis kommt. Erwarten Sie bloß keine konkrete Antwort nach dem Motto: „Das macht dann 3.490,75 Euro“. Spätestens jetzt gibt es drei Alternativen:
Und wie soll ich jetzt meine Software entwickeln lassen? Kommt drauf an! Jetzt mal ehrlich: Auf wie vielen Wikipedia-Artikeln basiert Ihr Lastenheft? Haben Ihre Leute wirklich Ahnung von Requirement Engineering oder haben Sie einfach nur die erstbeste Vorlage gedownloaded? Als PI-mal-Daumen-Regel gilt: Können Sie Ihre Anforderungen fachlich und technisch ganz genau definieren, können Sie es mit dem Wasserfallmodell probieren. Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie Ihre Software agil entwickeln lassen. Was? Mehr haben Sie mir nicht zu sagen? Doch! Über die Wechselwirkung zwischen Risiko, Kosten und Vorgehensmodell gibt’s noch aller Hand zu sagen!
Zugegeben: Nicht für jede Softwareentwicklungs-Aufgabe muss man ein zertifizierter Knöpfe-Drücker sein. Kann ich also meinen pfiffigen Werkstudenten da ranlassen? Der wuppt das doch bestimmt mit links. Es kommt wie immer darauf an. Unabhängig davon wer diese Aufgabe übernimmt, sollten Sie sich überlegen, welche Prozesse Ihre neue Software abdecken muss und danach, wie kritisch diese für Ihr Geschäft sind. Ein grober, aber erster guter Ansatz zur Einschätzung sind die Faktoren:
Die Liste kann natürlich beliebig ergänzt werden. Und jetzt schauen wir doch mal was es auf dem Markt gibt:
Mit diesem groben Überblick können wir uns Gedanken machen, wer der richtige für welchen Job ist:
Alle haben also Ihre Stärken und Schwächen. Ob Sie nun Otto, den (Katastrophen)-Studenten, einsetzen oder einen Programmier-Profi, um Ihre Software entwickeln zu lassen, hängt also davon ab, wie kritisch bzw. wie zeitintensiv diese ist, welche Umsätze davon abhängen und wer damit arbeitet. Es gibt natürlich einige glasklare Fälle, wie Sie bereits wissen. Wenn Sie sich unsicher sind, hilft häufig der richtige Mix und es gelten einige Faustformeln:
Sie haben jetzt sicherlich einige Denkanstöße bekommen, um zu entscheiden, ob Sie alles selber machen oder ob Sie doch jemanden brauchen, um Ihre Software entwickeln zu lassen. Die ersten Schritte mit Excel oder Standard-Software, die wie die Faust aufs Auge auf Ihre Probleme passt, ist sicherlich kein schlechter Einstieg. Wenn’s darüber hinaus geht, sollten Sie für einen sauberen Start Profis heranziehen, wie z.B. die PI Informatik GmbH, um nicht schon in der ersten Kurve herauszufliegen. Anstatt selbst alles zu vermasseln, Software lieber entwickeln lassen! Also Lassen Sie sich ein heißes Bad ein und wir kümmern uns um den Rest.
